Jakie sprawy załatwia się w urzędzie
Do Urzędu Miejskiego w Dziwnowie trafiają m.in. sprawy dotyczące podatku od nieruchomości, opłat za gospodarowanie odpadami, meldunku oraz wpisów w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Urząd prowadzi również sprawy związane z gminnymi nieruchomościami i wydaje dokumenty należące do kompetencji samorządu. Przed wizytą należy ustalić, czy dana sprawa wymaga złożenia wniosku, zgłoszenia zmiany danych czy tylko uzyskania informacji. Pozwoli to przygotować właściwy formularz i trafić do odpowiedniego stanowiska. W przypadku przedsiębiorców część czynności dotyczących wpisu do CEIDG można wykonać elektronicznie, bez składania papierowego wniosku w urzędzie.
Dokumenty i przygotowanie do wizyty
Zakres wymaganych dokumentów zależy od sprawy. Przy składaniu deklaracji podatkowej mogą być potrzebne dane nieruchomości i dokument potwierdzający tytuł prawny, a przy czynnościach meldunkowych – dokument tożsamości oraz dokumenty dotyczące prawa do lokalu. Działanie w imieniu innej osoby może wymagać pełnomocnictwa; w niektórych sprawach wiąże się ono z opłatą skarbową. Warto wcześniej sprawdzić aktualny formularz i sposób jego złożenia: osobiście, pocztą albo elektronicznie, jeśli taka możliwość jest dostępna dla danej procedury.
Przed przyjazdem należy potwierdzić godziny pracy urzędu oraz godziny przyjmowania interesantów przez właściwe stanowisko. Nie zawsze są one takie same. Telefonicznie można też ustalić, czy potrzebne są oryginały dokumentów, kopie lub wcześniejsze umówienie wizyty. Przy sprawach dotyczących nieruchomości przydatne bywają numer działki, adres i numer księgi wieczystej, o ile został nadany. Przygotowanie tych danych ułatwia opisanie sprawy, nawet gdy ostateczny wykaz załączników trzeba dopiero potwierdzić w urzędzie.
Złożenie pisma i dalszy kontakt
Przy składaniu pisma osobiście można poprosić o potwierdzenie wpływu na własnej kopii. W przypadku wysyłki pocztowej należy zachować dowód nadania, a przy złożeniu elektronicznym – urzędowe poświadczenie przedłożenia, jeśli system je wystawia. Potwierdzenia pomagają ustalić datę wpływu dokumentu, szczególnie przy sprawach z terminem ustawowym. Jeżeli wniosek ma braki, urząd może wezwać do jego uzupełnienia; w piśmie wskazuje wtedy zakres braków i termin odpowiedzi. Odpowiedź na wezwanie należy skierować do organu prowadzącego sprawę, podając jej znak, jeśli został nadany.