Zgłoszenie zagrożenia a kontakt z jednostką
Pożar, zadymienie, wypadek drogowy z osobami poszkodowanymi lub inne bezpośrednie zagrożenie życia i zdrowia należy zgłaszać pod numerem 112. Nie należy szukać w takiej sytuacji telefonu administracyjnego do jednostki ani jechać do jej siedziby. Dyspozytor zbiera informacje o zdarzeniu i kieruje odpowiednie służby. Podczas rozmowy należy podać miejsce zdarzenia, rodzaj zagrożenia, liczbę osób wymagających pomocy oraz numer telefonu do kontaktu. Rozmowę kończy się dopiero wtedy, gdy pozwoli na to dyspozytor.
W Dziwnowie i okolicznych miejscowościach szczególnie pomocne może być precyzyjne wskazanie dojazdu: nazwy ulicy, numeru budynku, wejścia na plażę albo charakterystycznego punktu w pobliżu. Przy zgłoszeniu z pola namiotowego, ośrodka wypoczynkowego czy terenu przy porcie należy ustalić, którędy pojazdy ratownicze mogą wjechać najbliżej miejsca zdarzenia. Jeśli zagrożenie występuje w budynku, nie należy wracać do środka po dokumenty ani próbować samodzielnie gasić rozwiniętego pożaru.
Sprawy niezwiązane z alarmem
Telefon do jednostki podany przy wpisie służy do kontaktu w sprawach, które nie wymagają wysłania ratowników. Przed wykonaniem połączenia należy ustalić, czy chodzi o działalność ochotniczej straży pożarnej, sprawę administracyjną czy dokument dotyczący ochrony przeciwpożarowej. Nie każdą sprawę można załatwić w lokalnej jednostce: kontrole, odbiory obiektów i określone czynności urzędowe należą do właściwej miejscowo jednostki Państwowej Straży Pożarnej. Najpierw należy telefonicznie potwierdzić, który organ prowadzi daną sprawę i czy wymagana jest wcześniejsza rezerwacja terminu.
Przygotowanie do rozmowy i wizyty
Przy pytaniu o dokumentację budynku dobrze mieć pod ręką jego adres, przeznaczenie oraz opis sprawy. Jeśli kontakt dotyczy pisma lub wcześniejszej korespondencji, należy przygotować jej datę i numer sprawy, o ile został nadany. Przed wizytą trzeba potwierdzić aktualny adres, godziny przyjęć i sposób składania dokumentów; obecność ratowników w siedzibie nie oznacza, że na miejscu można załatwić sprawę urzędową. W przypadku ochotniczej straży pożarnej dyżury i możliwość osobistego kontaktu mogą wyglądać inaczej niż w urzędzie, dlatego termin spotkania należy uzgodnić telefonicznie.